Panduan asas penulisan
Cara menulis surat rasmi Bahasa Melayu
Surat rasmi digunakan untuk menyampaikan permohonan, makluman atau pertanyaan kepada organisasi, sekolah, agensi dan pihak lain dengan cara yang tersusun. Sebelum menulis, tentukan tujuan surat dan siapa penerimanya. Gunakan tajuk perkara yang ringkas supaya pembaca dapat memahami urusan yang dibawa. Mulakan dengan sapaan yang sesuai, kemudian terangkan perkara utama menggunakan bahasa yang sopan dan mudah difahami.
Isi surat biasanya menyatakan tujuan, maklumat latar yang diperlukan dan tindakan atau jawapan yang dimohon. Susun maklumat mengikut urutan, gunakan perenggan pendek dan masukkan tarikh, nombor rujukan atau senarai lampiran hanya apabila berkaitan. Elakkan ayat terlalu panjang, singkatan tidak rasmi dan butiran yang tidak dapat disahkan. Akhiri dengan penutup yang sesuai serta nama pengirim.
Semak ejaan nama penerima, alamat, tajuk dan fakta sebelum menghantar. Jika organisasi menyediakan borang atau format tertentu, gunakan format tersebut. Surat rasmi yang dijana secara automatik tetap perlu dibaca dan disunting supaya sepadan dengan tujuan sebenar. Contoh di bawah ialah rangka umum, bukan pengganti arahan khusus daripada organisasi yang menerima surat.
Rangka untuk disesuaikan
Contoh surat rasmi umum
[Nama Pengirim]
[Alamat Pengirim]
[Tarikh]
[Nama Penerima]
[Jawatan]
[Nama Organisasi]
Tuan/Puan,
PERMOHONAN [Perkara]
Dengan hormatnya saya merujuk perkara di atas. Saya ingin mengemukakan permohonan berkaitan [Perkara] untuk pertimbangan pihak tuan/puan.
Tujuan permohonan ini adalah [Isi utama]. Saya berharap pihak tuan/puan dapat memberikan maklum balas tentang perkara tersebut. Maklumat tambahan yang berkaitan boleh disertakan bersama surat ini.
Kerjasama dan perhatian pihak tuan/puan saya dahului dengan ucapan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Yang benar,
[Nama Pengirim]
Templat umum sahaja. Ubah ruang bertanda kurung dan semak semua butiran sebelum menghantar.
Soalan lazim
Perkara yang mungkin anda tertanya-tanya.
Apakah bahagian asas dalam surat rasmi?
Kebiasaannya surat mengandungi maklumat pengirim dan penerima, tarikh, sapaan, tajuk perkara, isi, penutup dan nama pengirim. Keperluan tepat boleh berbeza mengikut organisasi.
Bagaimanakah cara memilih tajuk perkara?
Gunakan frasa pendek yang menerangkan tujuan surat, seperti permohonan, makluman atau pertanyaan. Pastikan tajuk sepadan dengan isi surat.
Perlukah saya menggunakan bahasa yang sangat formal?
Gunakan bahasa Melayu yang sopan, jelas dan sesuai dengan penerima. Ayat yang ringkas dan terus kepada tujuan biasanya lebih mudah difahami.
Adakah saya boleh terus menghantar draf yang dijana?
Semak dan betulkan draf terlebih dahulu. Pastikan nama, tarikh, fakta, permintaan dan lampiran tepat serta mematuhi format penerima.